Si vous êtes à la tête d’une entreprise ou chargé de sa gestion, alors vous avez certainement entendu parler de l’obligation de dématérialiser les documents professionnels. C’est un véritable défi qui se présente pour certaines entreprises, notamment celles qui n’ont pas encore passé le cap depuis de nombreuses années. Cependant, et c’est la bonne nouvelle, il existe des solutions pour dématérialiser facilement ces documents, tout en s’assurant une bonne gestion et organisation de l’ensemble. Comment ça marche ? Analogic Tech fait le point avec vous.
Pourquoi les entreprises doivent-elles dématérialiser leur contenu ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser de prime abord, la dématérialisation des documents d’une entreprise n’a pas été mise en place pour (uniquement) améliorer la productivité ou l’efficacité au sein même de l’entreprise. Non, les objectifs de cette dématérialisation sont multiples. Tout d’abord, pour des raisons économiques, sur le long terme, il revient moins cher d’avoir ces types de documents au format numérique plutôt que papier. Ensuite, le format pratique et sécuritaire : perdre un document numérique est presque impossible, alors qu’au format papier, il suffit qu’un collaborateur perde la feuille pour ne plus rien avoir.
Enfin, le dernier aspect en faveur de la dématérialisation des contenus professionnels, c’est le fait que le côté écologique de la chose devient de plus en plus crucial. En effet, conserver des documents papier coûte de l’énergie, notamment pour la production, mais aussi de l’espace (surtout pour les grandes entreprises qui auraient besoin de beaucoup de documents au format papier). D’ailleurs, vous le savez certainement, mais l’espace représente beaucoup d’argent au sein d’une entreprise : stocker des documents sur des dizaines de m² coûte cher, particulièrement dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Marseille et Lille. Bref, en s’orientant vers le dématérialisé, les entreprises diminuent leur impact environnemental pour toutes ces raisons.
Dématérialisation des documents professionnels : une obligation légale
Vous avez peut-être entendu parler de la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises. En effet, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, toutes les entreprises ont pour obligation d’envoyer leurs factures au format numérique auprès des particuliers (BtoC). Néanmoins, depuis le 15 septembre 2021, un cadre juridique a été établi pour généraliser cet aspect, qui rendra le rendra définitif au 1ᵉʳ janvier 2026, au plus tard, pour toutes les entreprises (un peu avant pour les plus grandes). Quoi qu’il en soit, derrière cette obligation un peu plus connue, se cache une dématérialisation entière des documents professionnels. C’est pourquoi, il devient plus qu’urgent pour la majorité des entreprises de s’équiper en fonction des obligations qui leur incombent.
Comment faire pour dématérialiser les documents professionnels ?
Il n’y a pas de secret : pour respecter cette obligation légale, une entreprise doit utiliser une plateforme de dématérialisation. Cette dernière s’avère particulièrement utile pour dématérialiser les documents d’une entreprise. En effet, tout se passe depuis une seule et unique interface qui permet de réaliser tout ce qui est possible de faire au format papier : signer, archiver, envoyer… Bref, une fois l’outil en question maîtrisé, l’entreprise peut faire tout ce dont elle a l’habitude avec le format papier, mais avec les avantages du numérique (nous y reviendrons). Par ailleurs, il est intéressant de savoir que de nombreux types de documents sont compatibles avec la solution de dématérialisation : fiches de paie, factures, devis, contrats, dossiers divers… Ainsi, utiliser ce type de plateforme est donc particulièrement utile en tant qu’entreprise, puisque tout est réuni au même endroit, et disponible pour toutes les personnes en charge de la gestion de l’entreprise.
Quels sont les avantages à dématérialiser ces documents pour une entreprise ?
Là où cela devient intéressant pour la gestion de l’entreprise, c’est que la dématérialisation des documents apporte de multiples bénéfices :
- Unification de la plateforme de gestion des documents : tout se passe via un seul et unique logiciel interconnecté,
- Larges possibilités : comme avec les documents papier, la plateforme permet de faire tout ce dont une entreprise a besoin (signature, partage, envoi…),
- Économies sur les coûts des documents : plus d’impression, d’envoi postal ou encore de pièce pour stocker les documents,
- Augmentation de la productivité : il est plus simple, et plus rapide, de générer des documents en seulement quelques clics,
- Respect de la législation : comme nous vous l’expliquions plus haut, c’est une obligation légale. Grâce à un logiciel de dématérialisation des documents professionnels, vous respectez la loi.
Bien entendu, ces logiciels disposent d’un autre avantage auquel on ne pense pas de prime abord. En effet, ces derniers sont régulièrement mis à jour. Cela signifie alors que si la législation change, alors le logiciel s’actualisera dès que nécessaire. Encore une fois, c’est un souci en moins, et un gain de temps très appréciable. Vous l’aurez donc compris : choisir la dématérialisation des documents professionnels est avant tout une obligation, mais c’est aussi en tirer profit pour la gestion de l’entreprise, notamment grâce aux nombreux avantages du format numérique.
