Lorsqu’une entreprise tente de gérer les notes de frais entrepreneuriales pour les traiter le plus efficacement possible et dans le but d’optimiser son temps : les logiciels et applications de notes de frais arrivent en tant que solutions. Grâce aux meilleures applis, il sera possible de gagner en efficacité pour mieux traiter ses notes de frais.
Notes de frais : irremplaçables au sein d’une société
Lorsque des frais engagés par une société vis-à-vis de ses salariés doivent être pris en compte afin que la firme puisse les prendre en charge en partie ou en intégralité : des notes de frais sont demandées. Justificatifs, tickets de caisses, factures, fiches à remplir ou cartes professionnelles sont alors de la partie pour que les employés puissent prétendre à remboursements.
Car il est tout à fait logique qu’une entreprise ne rembourse pas aveuglément ses salariés pour ne pas creuser à fonds perdus le budget de cette dernière, mais que les frais correspondent à une réalité de fonctionnement. Un certain nombre de métiers (Responsables, Technico-Commerciaux…) fonctionnent avec la prise en charge et le remboursement d’une liste de frais (qu’il s’agisse de montant forfaitaire ou au réel) :
- Carburant et déplacements.
- Entretien du véhicule.
- Repas et déjeuners d’affaires.
- Nuitées / soirées étapes.
- Participation d’un pourcentage de frais de fonctionnements à domicile (forfait internet, cartouches d’encre, ramettes de papier…).
- Vêtements professionnels.
- Certaines fournitures professionnelles.
Cette liste est non exhaustive et permet de mieux se rendre compte du genre de frais qui peuvent passer dans les remboursements de frais d’une entreprise. Des frais essentiels que supportent la majorité des sociétés et qui leur permet de fonctionner normalement et de se développer.
À ce propos, les notes de frais doivent comporter un nombre de renseignements obligatoires afin qu’ils puissent répondre au cadre légal établi. Intitulé de la dépense, date à laquelle elle a été faite, prix HT (Hors Taxe), pourcentage de la TVA, total TTC : autant de détails qui devront absolument ne pas être oubliés.
Les entreprises ont donc une double pression : celle de ne surtout pas oublier le moindre détail quant aux mentions légales à faire figurer sur les relevés de notes de frais pour la déclaration et le temps passé à le faire. Les logiciels de notes de frais sont alors essentiels pour toute entreprise voulant déléguer du temps et l’employer à autre chose de plus intéressant afin de gagner en productivité.
Logiciels de notes de frais : favoriser un logiciel complet
Lorsque l’on doit tenter d’optimiser la gestion de ses notes de frais professionnelles, trouver un logiciel de gestion de notes de frais relativement homogène pour gagner du temps devra être la principale priorité. Car en sélectionner un ne se fait pas sur un coup de tête, mais plutôt sur du pragmatisme.
En effet, un logiciel qui gère les notes de frais doit être juste, simple d’utilisation et pertinent pour ne pas perdre du temps, mais en gagner un maximum afin de le “réinvestir” ailleurs. Il sera d’ailleurs normal que plus une entreprise ait un nombre de salariés important, plus elle perd son temps sans faire appel à un software de gestion de frais.
Pour éviter de perdre trop de son précieux temps, l’entreprise devra trouver comment optimiser celui dont elle dispose pour être productive. Il existe une liste de logiciels qui répertorie ceux qui s’avèrent être les plus pertinents : comme avec cette liste des logiciels de notes de frais relativement complète, qui saura s’avérer être très pratique.
Il existe donc parmi le top des logiciels de notes de frais :
- Lucca. Le Logiciel complet par excellence pour tout gérer, au sein d’un écosystème de solutions.
- Regate. Un logiciel qui optimisera au mieux les différents besoins d’une firme et être optimal.
- Jenji. Un produit de gestion de notes de frais clés en main numérisant et classant les notes de frais.
- Spendesk. Ce logiciel Made in France est relativement populaire grâce sa cible PME.
- Expensya. Un logiciel polyvalent avec lequel il sera capable de quasiment tout gérer.
- N2F. Cet outil numérisera et prendra les informations les plus importantes et gagner du temps.
Plus de détails sont bien évidemment à retrouver via le lien précédent pour bien comprendre toutes les subtilités de ces logiciels de gestion de notes de frais.
En choisissant parmi l’un de ces très bons logiciels de gestion de notes de frais, vous commencerez déjà à gagner un temps précieux : un véritable luxe au sein de n’importe quelle société.
Réinvestir le temps gagné grâce à un logiciel de gestion de notes de frais : un enjeu majeur
L’enjeu capital de tout logiciel de gestion de note de frais qualitatif qui se respecte est le gain de temps qu’il est capable d’offrir à ses clients. Avec le temps qui aura été récupéré, il sera possible de l’exploiter différemment pour mettre l’accent sur des fonctions plus stratégiques.
Car en redéployant ce temps sur des fonctions essentielles à l’entreprise : cette dernière pourra ainsi appliquer ce qu’elle sait le mieux faire et capitaliser au maximum sur ses forces et mieux se développer. Cette notion est l’une des plus importantes qu’un logiciel de gestion de notes de frais saura donner à n’importe quelle entreprise l’utilisant.
C’est ainsi qu’une société équilibrée pourra tenter de croître, miser sur son savoir-faire et pourra continuer de grandir dans la durée.
Risques Juridiques maîtrisés grâce au logiciel de gestion de notes de frais
De plus, elle se facilitera la vie en ne perdant plus de temps rébarbatif dans une gestion de notes de frais approximative. Mais aussi en mettant l’entreprise dans une situation juridiquement périlleuse en cas d’erreur ou de manquement dans ses documents à gérer.
Ce qui pourrait coûter cher à une société poursuivie pour un manque de mentions obligatoires ou pour une erreur, même minime.
Un logiciel de gestion de notes de frais de qualité évitera bon nombre de problèmes inutiles à une société. Car un tel produit verrouillera toutes les possibilités d’erreurs, d’oublis ou de ne pas respecter une éventuelle loi (même par omission).
Choisir un logiciel de notes de frais sera donc indispensable pour toute entreprise qui souhaitera optimiser ses process et devenir plus performante.
