Les professionnels qui évoluent en entreprise sont habitués aux nombreuses réunions auxquelles ils doivent prendre part fréquemment. Pour diverses raisons, certains collaborateurs peuvent se retrouver dans l’impossibilité d’y participer. Ce n’est pas un obstacle, car les moyens technologiques permettent aujourd’hui d’intervenir à distance dans des conférences. Évidemment, il faudra quand même équiper la salle de réunion en entreprise du matériel adéquat pour une visioconférence. De quoi est-il composé ?
L’ordinateur connecté à internet
En louant une salle de séminaire à Paris pour une réunion à distance, il faudra s’assurer qu’elle possède certains équipements. Le premier qui arrive en tête de liste est évidemment l’ordinateur. De bureau ou portatif, le plus important est qu’il soit capable de faciliter votre participation à une réunion virtuelle. Dans la majorité des salles de réunion disponibles en location, vous trouverez cet équipement. Sans lui, vous ne pourrez pas prendre part à une visioconférence avec vos collaborateurs.
Évidemment, cet ordinateur doit être connecté à internet puisque la réunion se déroulera dans ce cas à distance. Assurez-vous que la qualité de la connexion soit excellente, afin de bénéficier d’une fluidité dans les échanges.
La webcam
Les ordinateurs portables modernes embarquent tous une webcam, grâce à laquelle vous pourrez participer à des réunions en ligne. Une salle équipée de ce matériel est donc à privilégier, afin de communiquer aisément avec les autres participants. Que faire si vous ne disposez pas d’une webcam intégrée à l’ordinateur ? Dans ce cas, il faudra s’équiper d’une webcam distincte à connecter à l’ordinateur pour voir et vous faire entendre par les autres participants.
L’avantage est que la webcam se décline aujourd’hui sous de nombreuses formes. Quel que soit votre budget, vous n’aurez donc aucun mal à vous en procurer. Faites quand même attention au modèle que vous choisirez, pour protéger votre vie privée et éviter une situation pareille.
Le haut-parleur
C’est un matériel dont vous ne pourrez pas vous passer dans une salle dédiée aux réunions à distance. Il permet d’amplifier la qualité du son, afin de faciliter son écoute par les participants. Comment s’en servir ? Vous n’aurez qu’à établir une connexion Bluetooth avec votre ordinateur ou tablette qui sert d’interface. Un câble audio peut également être utilisé, en fonction du modèle du haut-parleur disponible dans le local.
Le micro
Comme la webcam, il est généralement incorporé aux ordinateurs modernes. Son rôle est de bien vous faire entendre par les autres participants à distance. En fonction des besoins, il peut être nécessaire de vous équiper d’un micro supplémentaire. Ce type de matériel offre une meilleure précision de la résonance dans la salle de réunion. Tous les sons émis sont ainsi captés au mieux, et restitués aux interlocuteurs. Votre séance de travail à distance se déroulera ainsi dans une bonne ambiance.
Par ailleurs, les différentes formes des micros peuvent faciliter la mobilité au cours de la réunion en présentiel et en ligne. Vous pourriez vous équiper d’un micro-cravate, afin de vous déplacer vers l’écran de projection s’il est nécessaire de développer des idées. Les autres participants connectés à leurs ordinateurs pourront ainsi entendre de façon audible ce que vous dites. Pensez donc au type de micro dont vous aurez besoin lors de la location de salle de réunion.
La tablette
La tablette peut remplacer l’ordinateur au cours d’une réunion en ligne. L’avantage est qu’elle est moins encombrante, et plus facile à manier. Évidemment, vous aurez également besoin d’une connexion internet de bonne qualité pour vous en servir lors d’une réunion à distance. Cependant, les salles de réunion que vous pourrez louer pour une rencontre virtuelle sont rarement équipées de tablettes. L’idéal serait de vous renseigner à propos de ce point, s’il est absolument nécessaire pour votre évènement.
Le casque
La salle de réunion à louer pour travailler à distance avec vos collaborateurs devra idéalement être calme. Cela vous permettra de bénéficier d’un certain confort d’écoute. Que faire si cette condition n’est pas respectée ? Vous devrez alors vous équiper d’un casque pour participer à votre réunion en ligne. C’est le meilleur moyen de ne rien rater de tout ce qui sera dit au cours de la séance. La particularité de l’équipement est qu’il isole les bruits provenant de l’extérieur.
Tous les points importants développés par vos collaborateurs à distance pourront parfaitement être entendus pendant la séance. Couplé à un micro, le casque vous donnera l’impression d’être physiquement à proximité des autres participants dans une même salle de réunion. Le casque peut être connecté à votre ordinateur selon le modèle que vous aurez choisi. Sur le marché, vous aurez le choix entre les casques filaires ou sans fil.
