En tant que chef de projet, votre rôle est de mettre en place la meilleure méthode pour orchestrer au mieux les travaux et être certain d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Mais comment trouver la bonne ? Même si chaque équipe est différente, il existe tout de même certains procédés applicables à tout organisme pour faciliter l’évolution d’un projet. On vous donne quelques astuces pour l’initier et le mener correctement.
Centraliser l’information
Organiser ses équipes
Dans un premier temps, il est fondamental d’avoir un outil parfaitement intuitif et adapté pour gérer vos projets et mener à bien votre mission. C’est pourquoi Visual Planning nous propose un outil permettant d’optimiser la gestion d’un projet dans son ensemble, en donnant accès à un planning collaboratif, en facilitant la répartition des tâches et le suivi global. De multiples facteurs interviennent dans le cycle de vie d’un projet. C’est pour cette raison qu’avoir l’outil adéquat pour assurer la coordination de toutes les actions à mener est essentiel.
Planification
Le planning collaboratif est un incontournable dès lors que plusieurs collaborateurs sont concernés par un projet. Il permet d’avoir une vision globale de l’évolution générale du projet. Cette interface est un bon moyen d’améliorer la productivité de vos équipes en leur donnant la possibilité d’avoir une meilleure gestion de leur temps. Chaque collaborateur n’aura qu’à regarder son planning pour connaître ses prochaines actions à mener. Cette vue d’ensemble permet également d’être informé en temps réel de la disponibilité de chaque contributeur, l’idéal pour planifier les réunions d’équipe.
Bien affecter et gérer les ressources
Arriver à bout d’un projet passe aussi par la mobilisation des ressources nécessaires à sa réalisation. Lorsque l’on parle de ressources, on entend évidemment les ressources humaines, les compétences, les outils, le budget et bien sûr le temps.
Constituer un cahier des charges
Pour tout projet, il est primordial de constituer un cahier des charges. Celui-ci comprendra toutes les informations nécessaires pour permettre à chaque contributeur d’avoir des objectifs clairement définis ainsi que des moyens pour y parvenir clairement identifiés. Le cahier des charges reprend tous les éléments fondamentaux d’un projet, à savoir le budget, une deadline, les personnes concernées ainsi que les grands objectifs du projet. Une fois le cahier des charges réalisé, chacun y a accès.
La répartition des tâches
Pour débuter un projet, chaque collaborateur doit être instruit du rôle qu’il aura à jouer. Le chef de projet est donc chargé de partager le travail, en mobilisant les compétences qu’il juge indispensables à la bonne réalisation d’une tâche. À l’aide de l’outil collaboratif, il pourra attribuer les tâches à chaque collaborateur en toute simplicité. Il sera également plus facile pour toute l’équipe d’accéder à l’information, de connaître le rôle de chacun et d’identifier ses potentiels collaborateurs.
Vous l’aurez compris, l’une des clés de la réussite d’un projet est l’accès à l’information et sa centralisation. Pour optimiser la gestion de votre temps et être plus productif en équipe, il n’y a donc rien de mieux qu’un outil collaboratif dédié à la gestion de projet. C’est en partant sur ces bases solides que vous pourrez suivre chaque étape du projet de manière optimale.
