À l’aube de la révolution numérique, la facturation électronique s’impose comme une étape cruciale pour les entreprises. Chaque transaction financière revêt désormais une dimension stratégique, réglementaire et opérationnelle. Dans cet article, nous décodons pour vous l’ensemble des enjeux liés à cette transition et comment se conformer à la facture électronique.
Pourquoi parler de facturation électronique ? Définition
Définition de la facture électronique
Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est définie comme une facture générée, envoyée et reçue sous format dématérialisé, incluant un ensemble minimal de données structurées (26 données obligatoires). Ceci la distingue clairement des factures papier traditionnelles ou des PDF classiques.
Cette facture est transmise au destinataire par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation (PPF) ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). L’adoption généralisée de l’e-invoicing génère des économies pour les entreprises tout en modernisant et simplifiant le processus de facturation. L’obligation d’émettre une facture électronique contribue également à accélérer les paiements.
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
Le terme « e-invoicing » est couramment utilisé pour faire référence à la facturation électronique. C’est un document numérique transmis du fournisseur au client grâce à l’Échange de Données Informatisé (EDI). Autrement dit, il s’agit d’une facture émise, expédiée et reçue en format numérique, conservée au moyen d’une solution digitale. Trois formats de factures électroniques seront acceptés par le Portail Public de Facturation : UBL, CII et Factur-X.
Quels sont les objectifs et avantages de la facturation électronique ?
L’introduction de la facturation électronique par l’administration fiscale poursuit plusieurs objectifs :
- Lutte contre la fraude fiscale : La facturation électronique renforce la détection des fraudes à la TVA.
- Compétitivité et efficacité : Elle favorise la compétitivité des entreprises en réduisant les délais de paiement et les coûts de traitement, simplifiant les démarches administratives et améliorant la gestion de la trésorerie.
- Simplification administrative : Les déclarations de TVA pourront être pré-remplies, réduisant ainsi la charge administrative.
- Connaissance en temps réel : La facturation électronique offre une vision actualisée de l’activité des entreprises, favorisant ainsi une meilleure traçabilité et gestion.
Les avantages directs de la dématérialisation des factures pour les entreprises comprennent :
- La réduction des coûts et une meilleure gestion des délais de paiement
- La traçabilité accrue et optimisation de la trésorerie.
- La conformité aux normes fiscales.
- Pour les entreprises avec un volume élevé de factures, elle simplifie et sécurise les processus, tout en offrant une vision financière en temps réel.
Qui est concerné par l’obligation de facturation électronique ?
La facturation électronique, qui prend de plus en plus d’ampleur, est une obligation pour certaines entreprises.
- Les entreprises assujetties à la TVA : Si votre activité est professionnelle, économique, indépendante, et exercée de manière habituelle, votre entreprise sera dans l’obligation de recevoir des factures électroniques. La mise en œuvre pour l’émission de ces factures sera progressive et dépendra de la taille de votre entreprise.
- Les entreprises bénéficiant de la franchise en base : Ces entreprises, bien qu’elles ne soient pas redevables de la TVA en raison de leur faible chiffre d’affaires, sont toujours assujetties à la TVA. Ainsi, elles sont tenues d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées. Cela signifie que les micro-entreprises, y compris les auto-entrepreneurs, ne sont pas exemptées.
- Exemptions particulières : Si vos opérations bénéficient d’une dispense de facturation selon les articles 261 à 261 E du CGI, vous n’êtes pas tenu d’émettre des factures électroniques pour ces opérations spécifiques. Cependant, pour les autres opérations non exemptées, vous devrez vous conformer. En outre, attendez-vous à recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs.
Quels sont les outils de facturation entre entreprises pour se conformer à l’obligation ?
Selon le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, les entreprises souhaitant transmettre ou réceptionner une facture électronique d’un fournisseur ont plusieurs options :
- Opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), validée par l’administration fiscale, qui peut être la même que celle du fournisseur ou une différente.
- Utiliser le Portail Public de Facturation (PPF), offrant un socle minimum de services gratuits.
- Faire appel à un Opérateur de Dématérialisation (OD), non certifié, mais capable de faciliter et automatiser la création, la transmission, la réception et le traitement des factures, faisant office de médiateur entre clients, fournisseurs et autres plateformes.
Les informations d’e-reporting relatives aux transactions doivent être transmises à la Direction Générale des Finances Publiques, que ce soit par l’intermédiaire d’une PDP ou du PPF.
4 étapes à anticiper pour se conformer à l’obligation de facturation électronique ?
Compréhension de la réforme concernant la facturation électronique
La facturation électronique (e-invoicing) deviendra obligatoire pour les échanges B2B avec les formats acceptés UBL, CII et Factur-X . Il est prévu une coexistence du Portail Public de Facturation (PPF) avec des Plateformes immatriculées (PDP) et des Opérateurs de Dématérialisation (OD). De plus, il y aura une obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale (e-reporting) et un annuaire centralisé sera mis en place pour les entreprises déclarant la TVA en France.
État des lieux de l’organisation interne
Il est essentiel de diagnostiquer la qualité des référentiels, de mettre à jour les informations des fournisseurs et clients, de cartographier les processus comptables et les flux de factures. Les entreprises doivent évaluer leur niveau de digitalisation actuel, et examiner les ressources disponibles pour déterminer le mode de raccordement au PPF le plus adapté.
Choix de la méthode de connexion au PPF
Une connexion directe permet la création, l’émission, et la récupération de factures électroniques, ainsi que le dépôt de statuts sur le PPF. Une approche indirecte pourrait se faire via une PDP, utile pour capitaliser sur des formats EDI spécifiques existants (EDIFACT, Galia…) ou pour assurer la conformité internationale, ou via un OD, qui offre sensiblement les mêmes avantages qu’une PDP.
Anticipation des impacts et conduite du changement
Les entreprises doivent évaluer les conséquences potentielles sur leurs activités. Il est crucial d’assurer une conduite du changement efficace en permettant un accès aisé aux informations factures pour tous les acteurs impliqués, et de mettre en place une infrastructure technologique robuste et adaptée.
Quelles sont les sanctions encourues en cas de non conformité à la facturation électronique ?
En cas de non-conformité à la réglementation des factures électroniques, des pénalités sont prévues :
- Si une entreprise assujettie ne se conforme pas, elle encourt une pénalité de 15 euros par facture, jusqu’à un maximum de 15 000 euros par an.
- Tout manquement d’une plateforme partenaire dans la transmission des factures est passible d’une pénalité par facture, avec un maximum annuel de 45 000 euros.
En ce qui concerne la transmission des informations sur les transactions et paiements à l’administration, les pénalités comprennent :
- Une amende de 250 euros pour chaque transmission non effectuée, jusqu’à un plafond de 15 000 euros annuels pour chaque infraction.
- Tout oubli de la part d’une plateforme partenaire entraîne une pénalité de 750 euros par transmission manquante, avec un plafond annuel de 45 000 euros pour chaque type d’infraction.
Préparer dès maintenant l’obligation de la facturation électronique
Face à l’impératif de la facturation électronique, il est impératif pour les entreprises de se mobiliser. Cette transformation englobe des changements organisationnels, réglementaires et opérationnels. Se préparer dès maintenant permet de respecter la loi, améliorer ses processus et maximiser les bénéfices liés à la dématérialisation des factures. En anticipant cette transition, les entreprises se positionnent favorablement pour une intégration en douceur, tout en évitant les écueils de dernière minute.
